Manajemen Proyek Dalam Sudut Pandang Scrum

Di Scrum Guide, Scrum disebut sebagai kerangka kerja proses yang telah digunakan untuk mengelola pengembangan produk kompleks. Pengembangan produk dengan proyek adalah hal yang berbeda. Sebagai referensi bisa lihat gambar berikut:

 

atau bisa lihat slide lengkapnya di: Starting out with Scrum from Joshua Partogi.

Definisi Proyek

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, proyek adalah rencana pekerjaan dengan sasaran khusus (pengairan, pembangkit tenaga listrik, dan sebagainya) dan dengan saat penyelesaian yang tegas. Tiga kata yang digarisbawahi adalah poin dasar dari sebuah proyek yaitu rencana atau budget, sasaran atau scoope dan saat (waktu) atau time. Begitu pun beberapa para ahli mendefinisikan proyek sebagai berikut:

• Heizer dan Render (2006:81) menjelaskan bahwa proyek dapat didefinisikan sebagai sederetan tugas yang diarahkan kepada suatu hasil utama.
• Schwalbe yang diterjemahkan oleh Dimyati & Nurjaman (2014:2) menjelaskan bahwa proyek adalah usaha yang bersifat sementara untuk menghasilkan produk atau layanan yang unik. Pada umumnya, proyek melibatkan beberapa orang yang saling berhubungan aktivitasnya dan sponsor utama proyek biasanya tertarik dalam penggunaan sumber daya yang efektif untuk menyelesaikan proyek secara efisien dan tepat waktu.
• Nurhayati (2010:4) menjelaskan bahwa sebuah proyek dapat diartikan sebagai upaya atau aktivitas yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan, sasaran dan harapan-harapan penting dengan menggunakan anggaran dana serta sumber daya yang tersedia, yang harus diselesaikan dalam jangka waktu tertentu.

Proyek dalam Scrum Guide

Kata "proyek" sendiri disinggung di Scrum Guide yaitu di poin Sprint: "Setiap Sprint bisa dianggap sebagai sebuah proyek dengan durasi tidak lebih dari satu bulan yang dijalankan untuk mencapai sebuah tujuan". Namun ini digunakan hanya sebagai perumpamaan agar Sprint bisa dipahami dengan mudah. Satu kemiripan antara Sprint dan Proyek adalah adanya tenggat waktu yang ditentukan. Dalam Sprint dikenal dengan istilah "Time-box", sementara di proyek dikenal dengan "Due Date" atau "Deadline". Dua hal yang berbeda, mungkin tulisan berikutnya saya akan bahas lebih dalam lagi mengenai perbedaan keduanya.

Proyek dengan mengadopsi Scrum

Saya akan ambil satu contoh produk yang dalam pengembangannya kompleks yaitu perangkat lunak. Seperti yang diketahui sekarang ini tidak semua perusahaan mengembangkan perangkat lunak sebagai sebuah produk atau layanan (software as a service), tapi banyak juga perusahaan yang menyediakan jasa sebagai produknya misalnya jasa pengembangan perangkat lunak (service as a product). Dari jasa pengembangan inilah muncul proyek pengembangan perangkat lunak karena biasanya adanya keterbatasan waktu dan/atau biaya. Lalu bagaimana dengan rencana pekerjaan atau dikenal dengan scoop? Nah hal ini ternyata yang membedakan proyek yang bisa sejalan dengan Scrum.

Proyek yang memungkinkan adopsi Scrum adalah proyek dengan pendekatan quality-time-budget dengan quality yang harus fix sementara time dan budget salah satu yang fix. Bukan proyek yang harus fitur banyak, waktu singkat dan biaya murah dengan mengabaikan kualitas. Kualitas menjadi hal yang tidak bisa dinegosiasikan lagi karena tujuan dari Scrum sendiri dalam Scrum Guide (Poin Definisi Scrum) yaitu agar team bisa "menghantarkan produk dengan nilai setinggi mungkin". Sementara dalam Prinsip Agile poin pertama disebutkan secara jelas bahwa "Our highest priority is to satisfy the customer through early and continuous delivery of valuable software.". Produk yang bernilai tinggi tentu haruslah berkualitas.

Dalam prakteknya, Scrum diadopsi selama proyek tersebut berlangsung dan dimasukan kedalam kontrak kerjasama agar pelanggan dan pengembang memiliki visi yang sama dalam mengembangkan perangkat lunak dengan Scrum. Kontrak ini dikenal juga dengan sebutan "Agile Contract". Salah satu contoh penerapannya, yaitu : pay per sprint (pembayaran yang dilakukan tiap sprint atau berdasarkan jumlah sprint) dan pay per value (pembayaran berdasarkan nilai yang di-deliver oleh team, misalnya bagi hasil atau dalam bentuk saham). Sementara kualitas ditentukan oleh Definition of Done yang bisa terus berkembang selama proyek berjalan.

Meski proyek bisa sejalan dengan Scrum, namun kita harus tetap hati-hati dalam menjalankannya terutama untuk seorang Scrum Master yang bertanggung-gugat berjalannya Scrum di organisasi. Jangan sampai terjebak dengan deadline yang bisa menyebabkan terkikisnya nilai-nilai Scrum di tim. Tim menjadi tidak self-organise karena dipaksa untuk mengejar deadline. Melakukan improvement terhadap cara kerja akan dianggap hal yang buang-buang waktu.

Proyek yang tidak sejalan dengan Scrum

Proyek yang tidak sejalan dengan Scrum adalah proyek yang jelas bertentangan dengan nilai-nilai dan pilar Scrum serta bertentangan dengan prinsip Agile, misalnya: pay per sprint tapi lingkup pekerjaan, deadline, biaya hingga cara kerja ditetapkan diawal. Jelas Scrum tidak akan bisa berjalan dengan benar, karena tim pengembang akhirnya akan memangkas kualitas agar semuanya bisa tercapai. Bahkan waktu untuk melakukan acara-acara dalam Scrum dikurangi bahkan mungkin dihilangkan karena dianggap buang-buang waktu. Tidak hanya hasil produknya yang akan buruk tapi juga psikologi tim nya yang akan terganggu. Akhirnya yang terjadi bisa-bisa malah hasil produknya buruk, proyek tidak selesai tepat waktu karena turnover di tim sangat tinggi atau mungkin bubar.

Dampak buruknya, pelanggan menjadi sangat kecewa dan tidak puas dengan tim dan dengan Scrum karena penerapan yang salah. Scrum jadi dianggap sama dengan metode SDLC lainnya seperti waterfall. 

Referensi:

• https://www.slideshare.net/jpartogi/starting-out-with-scrum
• http://library.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab2/2014-1-00467-MN%20Bab2001.pdf

Semoga artikel ini bermanfaat. Jangan sungkan untuk bertanya, berdiskusi atau memberikan saran di kolom komentar. Silahkan bagikan artikel ini dengan menuliskan sumbernya.